Tälle sivulle on koottu tarkempaa tietoa eräisiin tehtävin liittyvistä henkilötiedoista. EU:n yleinen tietosuoja-asetus ei edellytä aikaisemman kaltaisen rekisteri- tai tietosuojaselosteen laatimista. Tietojen on tarkoitus täydentää Varsinais-Suomen liiton tietosuojaan liittyvää yleistä informaatiota ja rekisteröidyn oikeuksiin liittyvää tietoa. Tietoja täydennetään ja päivitetään jatkuvasti. Jos tästä puuttuu vielä sellainen asia, josta tarvitset lisätietoa, ota yhteyttä Varsinais-Suomen liittoon Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen., 02 2100 900.

Asianhallintajärjestelmä

Tarvitsemme toiminnassamme tietoja vireillä olevista ja jo ratkaistuista asioista. Asianhallintajärjestelmän ja diaarin avulla seurataan valmisteltavien asioiden käsittelyä ja annetaan tietoa asian etenemisestä, käsittelyvaiheista ja päätöksistä. Noudatamme toiminnassa mm. arkistolakia ja julkisuuslakia ja -asetusta. Kuntalain mukaisesti meidän on asetettava muutoksenhakukelpoiset päätökset verkkosivuille . Asiakirjojen ja niiden rekisteritietojen säilyttämisaikoja ohjaa arkistonmuodostussuunnitelma, jonka säilytysajat perustuvat useisiin lakeihin, Kansallisarkiston määräyksiin pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista ja Kuntaliiton suosituksiin määräajan säilytettävistä asiakirjoista.

Kyselyt

Teemme ajoittain kyselyitä kehittääksemme toimintaamme, hoitaaksemme lakisääteisiä tehtäviämme ja hallinnoimiamme hankkeita sekä osallistaaksemme sidosryhmiä, yhteistyökumppaneita ja kuntalaisia. Käsittelemme tietoja yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi ja rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan toteuttamiseksi. Vastauksia tarkastellaan aina ryhmätasolla eikä vastaajia yksilöidä. Jos keräämme vastaajien yhteystietoja esim. arvontoja tai palkintoja varten, käsittelemme yhteystietoja erillään muusta kyselyn aineistosta.

Palkkioiden ja korvausten maksaminen

Kun tulet valituksi luottamustehtävään tai tulet suorittamaan toimeksiannnon tai muun sopimuksen nojalla työsuoritusta, sinulta pyydetään palkkion tai korvauksen suorittamista varten henkilö- ja pankkitilitiedot sekä verokortti. Tietoja kerätään, jotta voimme hoitaa suorituksen maksajalle kuuluvat tehtävät. Henkilötietojasi voidaan luovuttaa muille esim. julkisuuslain perusteella. Tietojasi luovutetaan mm. verottajalle, puoluemaksuista puoluetoimistolle ja tarvittaessa eläkevakuutusyhtiölle ja tapaturmavakuutusyhtiölle. Tietojasi käsitellään myös raporttien ja tilastojen tuottamiseen.

Rekrytointi

Keräämme rekrytoinnin yhteydessä hakijoilta saatuja yksilöinti-, koulutus-, kielitaito- ja työkokemustiedot, eri alojen osaamisen sekä henkilön oman esittelyn. Kehotamme ilmaisemaan omassa esittelyssä vain työnhaun kannalta tarpeellisia tietoja eikä hakemuksessa tule ilmaista arkaluonteisia tietoja, jotka koskevat esimerkiksi terveydentilaa. Henkilötietojasi käsittelee hakemuksen kirjaaja, rekrytoivat esimiehet ja heitä avustavat asiantuntijat. Hakemusasiakirjasi on lähtökohtaisesti julkinen asiakirja. Tieto siitä, että olet hakenut virkaan tai toimeen, tulee julkiseksi heti kun hakemus kirjataan. Voimme luovuttaa henkilötietoja erillisestä pyynnöstä esim. muille rekrytointiin liittyville asianosaisille. Tällöin peitämme sellaiset tiedot, joihin heillä ei ole oikeutta. Säilytämme hakemuksia kaksi vuotta ja hakijayhteenvetoa Kuntaliiton suosituksen mukaisesti 10 vuotta. Jos tulet valituksi tehtävään, säilytämme hakemuksesi pysyvästi ja julkaisemme valintapäätöksen kuntalain määräysten mukaisesti nettisivuillamme 21 päivän ajan.

Tapahtumien osallistujarekisterit

Käytämme tapahtumien osallistujarekisterejä tilaisuuksien ja kokouksien ilmoittautumisten hallinnassa. Kerättyjä ruokavaliotietoja toimitetaan kolmansille osapuolille niin, että henkilön nimi poistetaan tiedoista. Voit estää kutsujen vastaanottamisen jatkossa kutsussa mainitulla tavalla.

Uutiskirjeet, postituslistat

Käytämme postituslistoja tiedottaaksemme sinulle Varsinais-Suomen liiton tai sen hallinnoimien ohjelmien ja hankkeiden toimintaan, tilaisuuksiin ja kokouksiin liittyvistä ajankohtaisista asioista. Jos haluat poistua postituslistalta, ilmoitathan siitä uutiskirjeessä mainitulla tavalla, viestin lähettäjälle tai Varsinais-Suomen liiton kirjaamoon. Varsinais-Suomen liiton sähköpostilistoille liittyminen on vapaaehtoista.

Kuva

Rekisteröitynä sinulla on oikeus saada tietoja henkilötietojen käsittelystä

Sinulla on oikeus saada informaatiota henkilötietojesi käsittelystä. Yleinen informaatio on koottu Varsinais-Suomen liiton tietosuojasivulle. Jos haluat lisätietoja henkilötietojesi käsittelystä voit ottaa yhteyttä Varsinais-Suomen liittoon Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen. , 02 2100 900. Ohjaamme yhteydenottosi oikealle henkilölle.

Oikeus saada pääsy tietoihin

Sinulla on rekisteröitynä oikeus saada tietää, käsitelläänkö Varsinais-Suomen liitossa sinua koskevia tietoja. Meillä on velvollisuus antaa sinulle pääsy henkilötietoihisi esimerkiksi kopioina asiakirjoistasi. Huomaathan, että oikeutesi on henkilökohtainen. Varsinais-Suomen liitolla ei ole toistaiseksi riittävän tietoturvallista sähköistä asiointikanavaa näille tietopyynnöille. Pyynnön voi tulla tekemään paikan päälle Varsinais-Suomen liittoon Ratapihankatu 36, Turku, arkisin klo 9-15. Sinun pitää todistaa henkilöllisyytesi. Voit lähettää tietopyynnön myös kirjaamoon (PL 273, 20101 Turku). Voit tulla noutamaan tiedot paikan päälle tai ne voidaan lähettää sinulle kirjattuna kirjeenä. Joudut todistamaan henkilöllisyytesi Postissa kirjettä hakiessa.

Oikeus tiedon oikaisuun

Sinulla on oikeus oikaista epätarkat ja virheelliset sinua koskevat tiedot. Mikäli koet, että tiedoissasi on oikaistavaa, voit esittää vapaamuotoisen pyynnön Varsinais-Suomen liittoon. Pyynnössä sinun tulee yksilöidä ja perustella, mitä tietoa vaadit oikaistavaksi, mikä on mielestäsi oikea tieto ja millä tavoin pyydät oikaisun tehtäväksi. Ellemme hyväksy vaatimusta tiedon oikaisusta, annamme sinulle kirjallisen vastauksen, jossa kerromme, miksemme voineet hyväksyä vaatimustasi.

Oikeus tietojen poistamiseen eli oikeus tulla unohdetuksi

Sinulla on joissakin tapauksissa oikeus vaatia Varsinais-Suomen liittoa poistamaan tietosi rekisteristään. Tätä oikeutta ei kuitenkaan ole silloin, kun henkilötietojen käsittely perustuu lakiin tai julkisen vallan käyttämiseen.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Sinulla ei ole oikeutta vaatia meitä siirtämään tietojasi järjestelmästä toiseen silloin, kun henkilötietojen käsittely perustuu lakiin.

Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta

Sinulla on oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta, silloin kun henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin oikeuksillesi ja vapauksillesi.

Oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle

Sinulla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi, kun sinun mielestäsi sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä. Valitus tulee tehdä tietosuojavaltuutetun ohjeistuksen mukaisesti.

Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä

Rekisteröity voi joissain tapauksissa vaatia, ettei hänen tietojaan saa käsitellä silloin, kun rekisteröity kiistää tietojen paikkansapitävyyden.

Oikeus vastustaa automatisoituja yksittäispäätöksiä (ml. profilointi)

Rekisteröidyllä on erityisissä tilanteissa oikeus vastustaa automatisoituja yksittäispäätöksiä, mukaan lukien profilointi. Varsinais-Suomen liitossa ei tehdä profilointia eikä automatisoituja päätöksiä.

 

 

Euroopan unionin yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR, General Data Protection Regulation) alettiin soveltaa 25.5.2018. Myös Varsinais-Suomen liitto on kehittänyt henkilötietoihin liittyviä toimintatapoja vaatimusten mukaiseksi. Informaatio päivittyy jatkuvasti, ja osassa asioista odotamme vielä kansallista lainsäädäntöä ja ohjeistuksia. Aiempi henkilötietolakikin takasi oikeuksia rekisteröidylle, mutta oikeudet ovat nyt vahvistuneet.
Jotta Varsinais-Suomen liitto -kuntayhtymä voi hoitaa lakisääteiset tehtävät ja palvella maakunnan kuntia ja sidosryhmiä, joudumme tallentamaan henkilötietoja. Osa tiedoista on salassa pidettäviä. Tälle sivulle on koottu yleistä tietoa sinusta kerättävistä henkilötiedoista ja oikeuksistasi. Yksityiskohtaisempia tietoja erilaisissa tehtävistä kerättävistä henkilötiedoista on koottu tänne.

Miksi ja mihin tarkoitukseen sinusta kerätään tietoja?

Varsinais-Suomen liitto on lakisääteinen kuntayhtymä, joka maankäyttö- ja rakennuslain mukaan hoitaa alueensa maakuntakaavoituksen ja alueiden kehittämislain mukaan vastaa alueensa yleisestä kehittämisestä. Liiton tehtävien ja palveluiden laadukas hoitaminen, niiden suunnittelu ja seuranta ja tehtävien hoitoon tarvittavien tukipalveluiden tuottaminen edellyttää henkilötietojen käsittelyä. Tietojen käsittely perustuu useisiin lakeihin ja asetuksiin sekä joissain tapauksissa myös sinun suostumukseesi.

Mitä tietoja sinusta kerätään?

Asioidessasi Varsinais-Suomen liiton kanssa keräämme vain välttämättömät ja tarvittavat tiedot. Usein kysytään esimerkiksi yhteystietoja, nimeä, osoitetta ja puhelinnumeroa. Lisäksi keräämme palvelemisesi kannalta välttämättömät palvelukohtaiset tiedot.

Kuinka kauan henkilötietojasi säilytetään?

Säilytämme henkilötietojasi erilaisten lakien velvoittaman ajan. Varsinais-Suomen liitto määrittelee säilytysajat arkistonmuodostussuunnitelmassaan ja toimintaohjeissaan. Säilytysaikojen määrittelyssä käytetään mm. Kansallisarkiston päätöksiä pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista ja Kuntaliiton suosituksia asiakirjojen säilytysajoista.

Millaisia oikeuksia sinulla on rekisteröitynä?

Sinulla on oikeus saada tieto siitä, mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme, oikeus saada tietosi oikaistuiksi, poistetuiksi, rajoitettua niiden käsittelyä tai vastustaa käsittelyä sekä oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Tämän lisäksi voit valittaa toiminnastamme liittyen henkilötietojesi käsittelyyn tietosuojavaltuutetulle. Katso tarkempia tietoja rekisteröidyn oikeuksista täältä.

Ketkä vastaanottavat tietojasi? Siirretäänkö niitä kolmansille osapuolille?

Tietoja voidaan joissakin tapauksissa luovuttaa kolmansille osapuolille, kuten esimerkiksi erilaisille viranomaisille, joille meillä on lakisääteinen velvollisuus luovuttaa tietoja.

Luovutamme henkilötietoja niitä meidän puolestamme ja liiton lukuun käsitteleville tahoille. Tällaisia ovat esimerkiksi sopimuksen puitteissa tietoja käsittelevät järjestelmätoimittajat ja muut ulkopuoliset palveluntuottajat. Varsinais-Suomen liitolle jää näissä tapauksissa rekisterinpitäjän vastuu.

Valitsemme sopimuskumppaneiksi vain sellaisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka täyttävät tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Tietosuojaan liittyvät vaatimukset varmistetaan kirjallisin sopimuksin.

Emme käytä emmekä luovuta tietojasi käytettäväksi suoramainontaa, etämyyntiä tai muuta suoramarkkinointia eikä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.

Miten suojaamme henkilötietojasi?

Varsinais-Suomen liiton toiminnassa halutaan toteuttaa sisäänrakennetun ja oletusarvoisen tietosuojan periaatetta. Tietoturvaan kuuluvat tekniset ja hallinnolliset toimenpiteet, joilla suojataan meillä olevia tietoja niin, että tiedot ja tietojärjestelmät pidetään vain niiden käyttöön oikeutettujen saatavilla. Henkilötietojen käsittely liittyy aina työtehtävän hoitoon ja siinä laajuudessa kuin kukin tehtävä sitä edellyttää. Työntekijöille on järjestetty tietosuojakoulutus.

 

Lisätietoja tietosuojavastaavalta, asianhallintasihteeri Jaana Salonen, 040 508 9007, Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.


Tietosuojaa koskevaa informaatiota päivitetään liiton verkkosivuille jatkuvasti. Osassa asioista odotamme vielä kansallista lainsäädäntöä ja ohjeistuksia.