maanantai, 06 huhtikuu 2020 08:16

PARAS LIITTOLAINEN MUKANA MUUTOKSESSA

Kirjoittanut  maanantai, 06 huhtikuu 2020 08:16

”Elämme poikkeuksellisia aikoja” – tämän lauseen on meistä jokainen kuullut viime päivinä moneen kertaan ja monelta eri taholta. Vielä muutama kuukausi sitten organisaatioiden, myös Varsinais-Suomen liiton, toiminta ja tulevaisuuteen orientoituminen pohjautui aikaan ennen COVID-19-virusta. Tehdään siis sitä mitä ennenkin, kehitetään toimintamalleja ja kerrotaan ennakointikyvystämme ja yhteistyöhakuisuudesta ja kumppanuudesta.

Kun yhtäkkiä ja pyytämättä koko maailma yllätettiin lähes täysin, ja turvallisuudentunteemme ja taloutemme ovat vaakalaudalla, nämä eri strategioiden hienot fraasit tulevat ajankohtaisiksi. Nyt meidän pitää nopeutetulla ja pakotetulla aikataululla muuttaa strategioissa kirjoitetut hienot tavoitteet ja toimintamallit todeksi. Nyt aidosti testataan, onko meissä yksilöinä tai organisaatioina riittävästi muutoskyvykkyyttä – resilienssiä - vastata niihin odotuksiin ja vaatimuksiin, mitä meiltä on oikeus odottaa.

Lähes koko viime vuoden Varsinais-Suomen liiton virastossa pohdittiin organisaation omaa toimintastrategiaa. Koko henkilökunta osallistui työpajoihin, kommentointiin ja kirjoittamiseen. Toimme aktiivisesti esille toiveita ja näkemyksiä millainen organisaatio haluamme tulevaisuudessa olla, miten toivoomme meitä johdettavan ja millaisena näemme tulevaisuuden maakunnan liiton aseman. Saimme valmiiksi hyvän strategia-asiakirjan ja sille vielä hyväksynnän maakuntahallitukselta.

Kaikki siis hyvin - vai onko?? Ajattelimme, että pikkuhiljaa ja askel askeleelta otamme näitä hyviksi ajateltuja malleja osaksi arkeamme. Erityisen hyvä tilaisuus kehittää toimintatapojamme olisi viimeistään uusiin toimitiloihin tapahtuvan muuton yhteydessä kesällä/syksyllä 2021! Korona-virus päätti kuitenkin ohjata toimintaamme, pakotti meidät vastaamaan ”huutoomme” ja antoi meille samalla testialustan siitä, olemmeko aidosti sitoutuneet siihen, mitä strategiassa kirjoitamme.

Koko virasto siirtyi etätoimistoihinsa lähes yhdessä rysäyksessä muutaman päivän sisällä. Digiloikka oli tosiasia ja kokoukset ja tiimipalaverit siirtyivät verkkoon. Etätyön tehokkuutta ja tuloksellisuutta epäilevät eivät saaneetkaan tukea epäilyksilleen. Asiat ovat sujuneet yllättävänkin hyvin ja tehokkaasti. Sosiaalista etäisyyttä olemme pitäneet, mutta säännöllinen yhteydenpito kollegoihin on jatkunut tiiviinä.

Henkilökohtaisella tasolla asettuminen etäjohtamis-moodiin oli lievä hyppy tuntemattomaan. Alkuvuodesta alkanut ja kaikkia vastuualueen vetäjiä koskeva etäjohtamiseen keskittyvä johtamisen erikoisammattitutkintokoulutuksemme antaa osaltaan eväitä ja teoriataustaa tähän. Aivan yhtä tärkeää on ollut liiton sisäinen vertaistuki ja kokemusten vaihto muiden esimiesten kesken. Meillä jokaisella on oma johtamistyylimme, mutta uusi tilanne ohjaa osin myös yhtenäistämään linjauksia. Persoonakohtainen ote silti säilyy.

No entä sitten työmme sisältö ja tehtävämme – muuttuiko mikään? Osin ei ja osin kyllä, mutta näkökulma on ainakin osassa tehtävissä muuttunut, joko pystyvästi tai väliaikaisesti. Nyt mietimme aluekehityksen vastuualueella esimerkiksi sitä, miten omalta osaltamme voimme tukea koronaviruksen aiheuttamista haitoista kärsiviä tahoja ja sidosryhmiämme. Meillä ei ole käytössämme ELY-keskusten tai Business Finlandin suuria tukipaketteja, emme edes lain mukaan saa myöntää yrityksille suoraa tukea. Mutta voimme käytössämme olevilla instrumenteilla ja toimintamalleilla tehdä oma osamme tässä valtavassa haasteessa. Kaikkein oleellisinta mielestäni on aito halu löytää ratkaisuja kriisin akuuttiin hoitamiseen ja miettiä niitä keinoja, joita voimme tarjota erityisesti sen jälkihoitoon. Samalla voimme arvioida niitä toimintoja, joita olemme vuodesta toiseen tehneet sen syvällisemmin miettimättä niiden vaikuttavuutta ja merkityksellisyyttä.

Me kaikki joudumme pois omalta mukavuusalueeltamme, emmekä ehkä pysty tekemään tuttuja rutiineja ja toimenkuvaan kirjattuja asioita. Meistä jokaisen on nyt osattava tarttua uusiin haasteisiin, nähtävä roolimme osana tätä kokonaisuutta, poistuttava siiloistamme ja tuettava toinen toisiamme. Esimiehenä tämä koskee erityisesti minua. Erityisesti kriisitilanteessa tarvitaan muutosjoustavuutta, kykyä ajatella luovasti, asettua eri sidosryhmiemme asemaan ja nähdä asiakkaittemme tarpeet.

Maailma on ympärillämme muuttunut, mutta miten? Vastausta emme vielä tiedä, mutta voimme ainakin vaikuttaa siihen, että osaltamme toimimme niin kuin olemme strategissa sitoutuneet. Toivottavasti opimme tästä poikkeuksellisesta tilanteesta entistä parempia ja tehokkaampia toimintamalleja ja toteamme, että ehkä tästäkin ajasta on jotain positiivista nähtävissä (vaikka se tällä hetkellä vaikeaa onkin). Voimme omalla esimerkillämme näyttää, että vaikka olemme resursseiltamme kohtuullisen pieni toimija, niin olemme vankasti sitoutuneet maakuntamme laaja-alaiseen kehittämiseen ja yhteistyön rakentamiseen alueellamme myös näissä poikkeuksellisissa olosuhteissa. Strategian mukaisesti olemme #parasliittolainen ja #alueenääni, toimikaamme kaikki siis sen mukaisesti ja osoittakaamme, että olemme paikkamme ansainneet. Uskon vakaasti, että me yhdessä pystymme tähän.

Julkaistu kategoriassa Blogi
tiistai, 21 tammikuu 2020 15:47

STRATEGIA ON TYÖKALU

Kirjoittanut  tiistai, 21 tammikuu 2020 15:47

Kun puhe kääntyy sanaan strategia, on pakko myöntää, että olen yksityiselle sektorille kateellinen. Autoja valmistava konserni voi strategiassaan päättää, satsaako se kaiken sähköautoihin, vai pitäytyykö firma edelleen perinteisissä polttomoottoreissa. Juustola voi miettiä, mennäänkö rohkeasti Venäjän markkinoille, vai onko sittenkin järkevämpää pysytellä tutussa ja turvallisessa itäisessä Suomessa. Yksityisesti omistettujen yhtiöiden hallintoelimillä on mahdollisuus tehdä rajuja suunnanmuutoksia niin halutessaan.

Toisin on julkisyhteisöissä. Julkisen palvelun yhteisön tehtävät on lähes aina tavalla tai toisella määrätty laissa. Perusasioita ei voi eduskunnan tahtoa loukkaamatta muuksi muuttaa, vaikka olisi kuinka halua ja se olisi myös veronmaksajan näkökulmasta järkevää.

Se, että julkishallinnon kontrollihenkselit ovat lyhyemmät kuin yksityisellä puolella, ei kuitenkaan tarkoita sitä, että kehittymiseen, uusiin painotuksiin ja joidenkin tehtävien karsimiseen ei olisi mahdollisuuksia ollenkaan. Se, joka niin väittää, haluaa yksinkertaisesti olla laiska.

Varsinais-Suomen liitolla ei aikaisemmin ole ollut strategiaa. Toki käytössä on ollut monella tavalla lahjakkaasti kirjoitettu maakuntastrategia, mutta jokapäiväistä työtä ohjaava nuora on puuttunut. Siksi rupesimme käytännön töihin heti, kun edellisen hallituksen maakuntauudistus karahti kiville.

Kuntien taloudet uivat synkissä vesissä. Alijäämää tekevät jopa sellaiset kaupungit, joiden vaurautta olemme tottuneet ihailemaan. Maakunnan liiton kaltaisessa kuntayhtymässä on ymmärrettävä, että meidän pitää olla onnellisia, jos kunnat kykenevät tulevaisuudessa edes nykytasoiseen rahoitukseen. Kun kaikki kuitenkin kallistuu, tehoja tarvitaan lisää.

Strategia on suunnitelma, jolla pyritään saavuttamaan tavoiteltu päämäärä. Maakuntahallinnossa se on ennen kaikkea liiton hallituksen tahto siitä, mitä viraston halutaan ensisijaisesti tekevän ja mitä jätetään tekemättä. Työantajanäkökulmasta huolimatta strategiaa on valmisteltu koko henkilökunnan toimesta. Jokainen on saanut sanoa sanansa. Huolellisesti tehty strategia ja sen oheisasiakirjat kertovatkin yhteisön jokaiselle työntekijälle, mikä on hänen roolinsa, mitä häneltä edellytetään.

Hyväkin strategia on hyvä, vasta kun se on toteutettu. Strategian muuttuminen käytännön työkaluksi on kiistatta ollut julkisyhteisöjen suuri ongelma. Monella kunnalla on erinomainen, mutta liian teoreettinen strategia, joka on jäänyt johtamistaito-opuksien kanssa homehtumaan samaan kirjahyllyyn.

Jotta emme löytäisi itseämme virastopölyn keskeltä, olemme kirjoittaneet strategiaan selkeät työlistat. Kehitystyötä aiomme tehdä kolmessa eri kokonaisuudessa. Ne ovat 1) Johtamisen ja organisoinnin työryhmä 2) Osaamisen ja työhyvinvoinnin työryhmä 3) Viestintä- ja vaikuttamistyöryhmä. Tarkoitus ei kuitenkaan ole ruveta pitämään uuvuttavia palavereita, vaan jokainen ryhmäpomo jakaa töitä niin, että jokaisella osatehtävällä on vain yksi vastuuvalmistelija.

Uskon, että työstä tulee innostavaa. Jokaisella on mahdollisuus ja jokaisella on velvollisuus. Varsinais-Suomen liitto haluaa ja sen on pakko uudistua. Ja minusta se on yksinomaan hieno juttu.

Maakuntahallitus teki oivan päätöksen hyväksyessään liiton strategian kiitossanoin kokouksessaan 20.01.2020.

Lyhyt videopätkä strategiasta

Tutustu koko strategiaan tarkemmin

 

Julkaistu kategoriassa Blogi
torstai, 16 tammikuu 2020 08:57

MIKÄ MOTIVOI?

Kirjoittanut  torstai, 16 tammikuu 2020 08:57

Oletko miettinyt, mikä sinua motivoi? Minkälaisissa tilanteissa saavutat niin kutsutun flow-tilan, löydät luovia ratkaisuja ja jaksat puurtaa, vaikka onnistumisen tiellä olisi läjäpäin esteitä?

Luin joululomalla Daniel H. Pinkin kirjan ”DriveThe surprising truth about what motivates us” (2009), joka on antanut minulle paljon mietittävää omien eteenpäin ajavien voimieni tunnistamisessa. Pinkin perusajatus on, että ihmisten motivoiminen ulkoisilla palkkioilla ei nykymaailmassa johda parhaaseen mahdolliseen tulokseen varsinkaan kehittämistehtävissä. Sen sijaan meille pitäisi  antaa mahdollisuus löytää ja käyttää sisäsyntyistä motivaatiotamme: pyrkiä kohti tilaa, jossa itse toiminta tuo suurimman palkkion – onnistumisen tunteen, hauskuuden – sen  sijaan, että odotamme toiminnan vastineeksi ulkoisia asioita kuten rahaa, valtaa tai näkyvyyttä. Ja jotta sisäinen motivaatio todella voidaan valjastaa käyttöön, pitää olla mahdollisuuksia vaikuttaa omaan työhön ja pyrkiä kohti oman alan taituruutta. Ja ennen kaikkea toiminnalla pitää olla tunnistettu merkitys.

Työmaailma ei ole aina ajatellut näin, eikä ihan kaikkialla taideta valitettavasti vieläkään tätä tunnistaa. On totuttu ajattelemaan, että säännöt, rajoitteet ja palkkiot tuottavat tulosta. Joskus tuntuu, että me myös helposti nujerrumme ajattelemaan, ettei muu onnistuisikaan. Sääntöjä olla pitää! Keppiä ja porkkanaa! Isommalla palkalla teen parempaa työtä! 

Tänä päivänä työ vaatii meiltä jatkuvaa kehittymistä pienessä epävarmuuden tilassa: organisaatioille syntyy uusia tarpeita, työntekijöiden tehtävänkuvat muuttuvatja voi olla, että määräaikaisen projektin loppu painaa koko tiimin mieltä. On tietysti ihan selvää, että motivaation säilymiseen vaikuttaa myös saatu kiitos,työtä vastaava palkkaja että aurinko ei  (todellakaan) aina paista. Mutta jos tietää miksi työtään tekee, niin sen tekee myös niinä päivinä, kun ei yhtään huvittaisi. 

Minusta kaikkein kiinnostavin palanen tässä kokonaisuudessa onkin merkitys. Henkilökohtaisen merkityksen määrittely on itseen tutustumista ja oman kuvan piirtämistä. Organisaatioissa tämä tuo meidät strategiatyön tontille: mikä on meidän syymme olla olemassa? Mikä antaa meidän työllemme perustan? Se, että laki niin sanoo tai jotta omistajat olisivat tyytyväisiä, ei useimmille meistä riitä motivoijaksi. Syy pitää muotoilla innostavaksi ja vieläpä antaa henkilökunnalle vapaus ja mahdollisuus toteuttaa sitä. Lisäksi henkilökohtaisen ja organisaation merkityksen pitäisi kohdata. Huh, työlästä – ja vaatii paljon rohkeutta ja uudenlaista ajattelua meiltä kaikilta.   

Maakunnan liitoissa tehdään usein melko hankalasti konkretisoituvaa työtämistä  viestintäpäällikkömme Kirsi Stjernberg juuri kirjoitti. Ohjelmat, strategiat ja vaikuttaminen ovat olennaisia askelia kohti jotain konkreettista, laskettavaa tai näytettävää, mutta ellei omassa mielessä ole selvänä se, miksi tätä työtä tekee, voivat ne pahimmassa tapauksessa alkaa muotoutua hämäräksi hetteiköksi, jossa ei enää itsekään tiedä minne menee ja miksiTehtäväni on huolehtia, että määräajassa kootaan sidosryhmiä kuullen ohjelma-asiakirjat X, Y ja Z. Vai: tehtäväni on auttaa maakunnan kuntia, korkeakouluja, yrityksiä, järjestöjä ja virastoja toteuttamaan yhdessä määrittelemiään tavoitteita hyvän elämänlaadun vahvistamiseksi”?

Mikä sinulle on työsi merkitys? Tuliko mieleesi lause, joka innostaa sinua vai pitäisikö sitä hiukan työstää?  Kun itselle alkaa muodostua selkeämpi kuva siitä, mitä tekee ja miksi tekee, ja osaa muotoilla sen itseään motivoivalla tavalla, katsoisin, että on aika suuri todennäköisyys, että oma tyytyväisyys ja varmuus lisääntyy. Samalla  myös työn vaikuttavuus kasvaa ja  moni kuulija kiinnostuu sanomastasi, vaikkei aina samaa mieltä olisikaan. 

Kannustankin siis olemaan rohkea ja viemään merkityslauseen  vielä pidemmälle: muotoile oma elokuvankansitekstisi!  Mikä se olisi sinulle juuri nyt  sellainen lause, joka sisältäisi tavoitteesi mutta samalla loisi sinuun pientä sankaritahtoa”Hän oli yksi niistä, jotka mursivat puisevan strategiasanaston, uskoivat muutokseen ja tekivät suunnitelmista eläviä.”  Minun lauseeni voi muuttua seuraavaa elokuvaani varten.  Tässä  on mukana toivoakseni koko meidän porukkaMutta oman lauseeni määrittelen joka tapauksessa aina itse.

PS. Miten me sitten olemme täällä Varsinais-Suomen liitossa määritelleet organisaatiomme merkityksen ja tavoitteet? Siitä saat kuulla ihan pian, kun strategiatyötämme päästään esittelemään!


Julkaistu kategoriassa Blogi