Tälle sivulle on koottu tarkempaa tietoa eräisiin tehtävin liittyvistä henkilötiedoista.Tietojen on tarkoitus täydentää Varsinais-Suomen liiton tietosuojaan liittyvää yleistä informaatiota ja rekisteröidyn oikeuksiin liittyvää tietoa. Tietoja täydennetään ja päivitetään jatkuvasti. Jos tästä puuttuu vielä sellainen asia, josta tarvitset lisätietoa, ota yhteyttä Varsinais-Suomen liittoon Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen., 02 2100 900.

Asianhallintajärjestelmä

Tarvitsemme toiminnassamme tietoja vireillä olevista ja jo ratkaistuista asioista. Asianhallintajärjestelmän ja diaarin avulla seurataan valmisteltavien asioiden käsittelyä ja annetaan tietoa asian etenemisestä, käsittelyvaiheista ja päätöksistä. Noudatamme toiminnassa mm. arkistolakia ja julkisuuslakia ja -asetusta. Kuntalain mukaisesti meidän on asetettava muutoksenhakukelpoiset päätökset verkkosivuille. Asiakirjojen ja niiden rekisteritietojen säilyttämisaikoja ohjaa arkistonmuodostussuunnitelma, jonka säilytysajat perustuvat useisiin lakeihin, Kansallisarkiston määräyksiin pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista ja Kuntaliiton suosituksiin määräajan säilytettävistä asiakirjoista.

Kyselyt

Teemme ajoittain kyselyitä kehittääksemme toimintaamme, hoitaaksemme lakisääteisiä tehtäviämme ja hallinnoimiamme hankkeita sekä osallistaaksemme sidosryhmiä, yhteistyökumppaneita ja kuntalaisia. Käsittelemme tietoja yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi ja rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan toteuttamiseksi. Vastauksia tarkastellaan aina ryhmätasolla eikä vastaajia yksilöidä. Jos keräämme vastaajien yhteystietoja esim. arvontoja tai palkintoja varten, käsittelemme yhteystietoja erillään muusta kyselyn aineistosta.

Palkkioiden ja korvausten maksaminen

Kun tulet valituksi luottamustehtävään tai tulet suorittamaan toimeksiannnon tai muun sopimuksen nojalla työsuoritusta, sinulta pyydetään palkkion tai korvauksen suorittamista varten henkilö- ja pankkitilitiedot. Tietoja kerätään, jotta voimme hoitaa suorituksen maksajalle kuuluvat tehtävät. Henkilötietojasi voidaan luovuttaa muille esim. julkisuuslain perusteella. Tietojasi luovutetaan mm. verottajalle, puoluemaksuista puoluetoimistolle ja tarvittaessa eläkevakuutusyhtiölle ja tapaturmavakuutusyhtiölle. Tietojasi käsitellään myös raporttien ja tilastojen tuottamiseen.

Rekrytointi

Keräämme rekrytoinnin yhteydessä hakijoilta saatuja yksilöinti-, koulutus-, kielitaito- ja työkokemustietoja, tietoa eri alojen osaamisesesta sekä henkilön oman esittelyn. Kehotamme ilmaisemaan omassa esittelyssä vain työnhaun kannalta tarpeellisia tietoja eikä hakemuksessa tule ilmaista arkaluonteisia tietoja, jotka koskevat esimerkiksi terveydentilaa. Henkilötietojasi käsittelee hakemuksen kirjaaja, rekrytoivat esimiehet ja heitä avustavat asiantuntijat. Hakemusasiakirjasi on lähtökohtaisesti julkinen asiakirja. Tieto siitä, että olet hakenut virkaan tai toimeen, tulee julkiseksi heti kun hakemus kirjataan. Voimme luovuttaa henkilötietoja erillisestä pyynnöstä esim. muille rekrytointiin liittyville asianosaisille. Tällöin peitämme sellaiset tiedot, joihin heillä ei ole oikeutta. Säilytämme hakemuksia kaksi vuotta ja hakijayhteenvetoa Kuntaliiton suosituksen mukaisesti 10 vuotta. Jos tulet valituksi tehtävään, säilytämme hakemuksesi pysyvästi ja julkaisemme valintapäätöksen kuntalain määräysten mukaisesti nettisivuillamme 21 päivän ajan.

Tapahtumien osallistujarekisterit

Käytämme tapahtumien osallistujarekisterejä tilaisuuksien ja kokouksien ilmoittautumisten hallinnassa. Kerättyjä ruokavaliotietoja toimitetaan kolmansille osapuolille niin, että henkilön nimi poistetaan tiedoista. Voit estää kutsujen vastaanottamisen jatkossa kutsussa mainitulla tavalla.

Uutiskirjeet, postituslistat

Käytämme postituslistoja tiedottaaksemme sinulle Varsinais-Suomen liiton tai sen hallinnoimien ohjelmien ja hankkeiden toimintaan, tilaisuuksiin ja kokouksiin liittyvistä ajankohtaisista asioista. Jos haluat poistua postituslistalta, ilmoitathan siitä uutiskirjeessä mainitulla tavalla, viestin lähettäjälle tai Varsinais-Suomen liiton kirjaamoon. Varsinais-Suomen liiton sähköpostilistoille liittyminen on vapaaehtoista.

Kuva